kDoc知识管理系统

面向专业咨询服务事务所
(律师事务所、会计师事务所、税务师事务所)

kDoc 知识管理系统

什么是知识管理?

知识管理是一个获取、分享并有效使用机构知识的过程。

事务所的业务特点:知识密集并快速更新

知识型员工的知识输出
会计师、税务师和律师行业是知识密集型行业,衡量其价值更多的是以员工素质为主要依据,更确切的说是员工脑海中的知识经验为主要依据。
事务所生产输入的原材料是知识和信息,生产输出的产品也是知识,因此作为典型的学习性组织,内部的知识(资料)交流是员工学习同时也是组织学习的重要方式。
合伙人/项目制
事务所通常都是以合伙人制/项目制运作的,每个项目本身以及人员组合都经常不同。
知识的保密性
由于事务所掌握了客户大量的敏感信息,因此事务所必须在知识管理的过程中承担为客户保密的责任。另外,事务所自己的解决方案和技术资料也很容易被竞争对手盗版从而影响公司的竞争能力,因此保密工作对事务所来说意义重大。换句话说,在事务所中知识管理的一个重要原则就是不能损害客户和公司的利益。
知识的海量性
知识爆炸性增长,找到所需的知识困难。

隐性知识与显性知识

显性知识
特指易于整理和进行计算机存储的知识,如专利、商标、产品设计等。
隐性知识
主要是指存在于个人脑海中的经验、教训、思想。

事务所的显性知识与隐性知识

显性知识包括
政策法规、行业性文章如违规案例分析等
项目底稿与沟通轨迹,如项目底稿的电子版、项目进行过程中的上下级、业务人员与客户之间的沟通轨迹记录,等等。
隐性知识包括
对法律法规、政策条例的个人理解与总结,对具体实例特别是违规实例的分析总结,对重点、难点、漏点的个人把握,个人对客户业务的理解、对客户管理流程的了解,其他个人技能技巧性知识,如计算机应用技巧等等。对于经验比较丰富、从业时间较长的个人而言,共享他们的隐性知识可谓是重中之重。

会计师事务所的知识

事务所的知识管理:隐性知识显性化,显性知识方便利用

隐性知识与显性知识的管理
隐性知识主要是指存在于个人脑海中的经验、教训、思想。隐性知识的管理侧重于从管理学的角度寻找解决方案,通过举办讲座、沙龙、报告等方式进行技术交流。但有一个最显著的缺点是不便于共享。因此,要通过尽可能多的手段将隐性知识予以转化,使之可以为大部分人所共享。
显性知识特指易于整理和进行计算机存储的知识,如专利、商标、产品设计等。显性知识的管理侧重于从信息化的角度寻找解决方案。如搭建信息化数据库、建立档案管理系统等。
分级的知识管理
个人知识管理。 个人知识管理可以依据每个人的特点,定制适合自己的知识管理方法,提高个人的竞争力、反应能力及创新能力。它强调的是一种思想的变革而非信息化技术。当人们通过启迪、引导、培训、实践,认识到知识管理的意义与好处后,隐性知识的显性转变,个人知识的共享才能实现。
团队知识管理。 团队特指为同一目标、同一项目组建而成的小组或是企业内的单个部门,比如会计师事务所项目小组。这里的知识管理集中体现在对于同一项目、事物的看法交流与意见交换上。而沟通的轨迹将会成为宝贵的知识,固化于团队甚至企业内部,成为共享的基础。
企业知识管理。 企业知识管理目的很清晰,就是为了创造、凝聚企业的无形资产。这里需要明确的是出色的知识管理者,能促使每个员工贡献出自己的知识,而不是强迫他们交出自己的知识。做到这一点将不仅仅通过技术手段,企业文化、个人魅力都将起到至关重要的作用。

为什么要做知识管理?

事务所面临与知识管理相关的问题。

事务所面临的与知识管理相关的问题

员工离职或者工作交接造成组织大量知识资产流失,新人需要从头做起

知识管理制度

员工为查找需要的知识需要耗费大量时间和精力

知识地图、智能搜索

跨部门知识共享和信息交流很困难,重复性工作大量存在

专家网络、知识激励制度

知识散落在各个角落,未加整理,内容滞后

知识专家/知识专员、知识管理流程

. . . 有效的知识管理是成功的关键因素

知识管理调查统计

  • 40% 寻找信息的时间从未找到有用的答案
  • 15-35% 的注册会计师的工作时间花费在寻找信息上
  • 93% 的注册会计师认为上述问题变得越来越严重
  • 75% 的注册会计师将会在2020前退休
  • 27 个月的时间才能在事务所完成一个最佳实践的循环

工作效率与知识管理

知识管理给企业的价值

德尔菲集团报告,只有大约20%的公司知识被记录下来,其余的80%知识都是储存在员工脑袋中的经验知识。

知识管理实施的成功路径设计

知识管理不是一个战术项目?

知识管理:难于定义、难以成功

知识管理 不是:
一个战术项目
仅与知识有关
一个单纯的技术
一个成熟的学科
一个单纯的事件
知识管理 是:
战略层面的工作
长期的工作
一种环境、一种氛围
一个集成的流程

知识管理需要的条件

在人方面 需要有能够并愿意为知识库贡献的人
在流程方面 集成在企业的其他核心流程之中
在内容方面 与企业的战略相一致
在技术方面 “准时制”的提供

知识管理的成功实践路径

  1. 建立愿意知识分享的文化
  2. 结合制度和业务,理顺知识创造、分享和应用以及创新的过程,并制定相关的管理机制和相应的资金保障对文化进行促进和激励
  3. 知识管理系统/软件作为技术支撑:
    • 员工获取解决方案的资讯入口。
    • 员工获取专家支持的入口。
    • 合伙人寻找专家或项目成员的选择。

知识管理系统设计思路

  1. 显性知识规范化-企业知识库
  2. 隐性知识显性化-企业社区
  3. 思路图:
    • 文化设计:知识管理取决于愿意分享知识。
    • 制度设计:结合制度和业务,理顺知识创造、分享和应用以及创新的过程。
    • 系统设计:而知识管理系统/软件作为技术支撑,只是第三位的。

kDoc 知识管理解决方案

“我们的业务都与信息有关。
如果我们不能证实我们能够管理好自己员工的经验,
那么,我们就无法向顾客展示为什么他们要选择我们的极好例证。”

为什么选择知识管理解决方案?

  • 企业内部信息资源浩如烟海,不知如何下手,怎么办?
  • 企业中信息孤岛林立,员工各自为战,怎么办?
  • 决策过程缓慢时常错失良机,怎么办?
  • 不能在最短的时间内找到适当的人响应客户需求,怎么办?
  • 员工离职造成关键业务领域巨大损失,怎么办?
  • 新员工加入一个月了,还不能进入角色,怎么办?
  • 业务运作长期固步自封,难以创新,怎么办?
  • 员工越来越缺少工作激情,怎么办?
  • 专家神龙见首不见尾难以找寻,怎么办?

只有知识管理才是解决之道。

kDoc 知识管理解决方案,为您提供答案

为什么选择 kDoc 知识管理解决方案?

技术优势
专注大数据处理和应用超过5年。
专注互联网知识库建设和运营超过5年。
kDigger 知识挖掘技术
kSearch 全文检索技术
专业优势
在法律、财税领域,从事IT系统建设服务及大数据挖掘服务多年。
服务全球客户,我们理解深耕中国业务的全国性企业,也理解国际性企业。
专业的IT产品实施团队
内容优势
集成外部法律财税数据库:我们与世界领先法律财税方面内容服务商合作,可以集成中国在线法规库和法律专业内容(超过100万中国法律法规、1000万法院案例)(需要单独购买服务)

事务所知识管理系统实施后的效果?

事务所员工:
查询法律法规的入口
寻找专家帮助的社区
利用企业文档的门户
从分享中得到收获
对于合伙人/专家/部门
从社区中搜寻技能和经验匹配的项目专家和成员
对于企业
知识积累,而不是随着人员的离职而流失
效率提高,项目组都能从知识库中得到完成项目所需要的资料和帮助
创新,员工专注与围绕客户的服务创新
……
企业与员工双赢(Win-Win)